1. Najważniejsze informacje
Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe osób korzystających z serwisu internetowego mrsmatchem.pl (dalej: „Serwis”), zapisujących się na newsletter, pobierających bezpłatne materiały, rejestrujących się na webinary, kontaktujących się z Mrs. MatChem albo kupujących produkty i usługi edukacyjne.
Polityka opisuje również zasady wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii.
2. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Kinga Włodarczyk, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Studio Kreatywnej Nauki Kinga Włodarczyk, ul. Koszalińska 67B/9, 78-100 Kołobrzeg, NIP 6711851161, REGON 522326401, dalej: „Administrator”.
W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się:
- elektronicznie - przez formularz kontaktowy dostępny w Serwisie;
- pisemnie - na adres Administratora wskazany powyżej.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku.
3. Skąd pochodzą dane i jakie dane są przetwarzane
Dane pochodzą przede wszystkim bezpośrednio od Użytkownika, rodzica lub opiekuna prawnego. Mogą być podawane w formularzu, podczas zakupu, rejestracji na webinar, zapisu na newsletter, zakładania konta, kontaktu e-mailowego albo korzystania z usług edukacyjnych.
W zależności od używanej funkcji Serwisu Administrator może przetwarzać:
- dane identyfikacyjne, np. imię i nazwisko;
- dane kontaktowe, np. adres e-mail i numer telefonu;
- dane rozliczeniowe i firmowe, np. adres, nazwa firmy, NIP oraz dane potrzebne do wystawienia faktury;
- dane dotyczące zamówień, płatności, reklamacji, odstąpienia od umowy i historii współpracy;
- dane konta Użytkownika i dane związane z dostępem do kursu, webinaru, subskrypcji lub materiałów cyfrowych;
- informacje edukacyjne dobrowolnie przekazane przez Użytkownika, np. klasa, rodzaj egzaminu, wybrany przedmiot, poziom nauki, odpowiedzi i wyniki zadań;
- treść wiadomości, pytań, opinii i innych informacji przekazywanych Administratorowi;
- dane techniczne, np. adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, system operacyjny, identyfikatory internetowe, data i czas wizyty, źródło wejścia oraz informacje o sposobie korzystania z Serwisu;
- dane związane ze zgodami marketingowymi i cookies, w tym data, zakres i sposób wyrażenia albo wycofania zgody;
- nazwę profilu i inne dane widoczne dla Administratora, gdy Użytkownik kontaktuje się przez media społecznościowe.
Administrator nie prosi o podawanie danych szczególnych kategorii, takich jak dane o zdrowiu, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub pochodzeniu. Takich danych nie należy przesyłać przez formularze ani w zwykłej wiadomości, chyba że jest to wyraźnie konieczne i wcześniej uzgodnione z Administratorem.
4. Cele, podstawy prawne i okres przetwarzania
4.1. Korzystanie z Serwisu i jego bezpieczeństwo
Dane techniczne i logi serwera są przetwarzane w celu wyświetlania Serwisu, zapewnienia jego prawidłowego działania, diagnozowania błędów, zapobiegania nadużyciom oraz ochrony Serwisu i Użytkowników.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu bezpiecznego i sprawnego Serwisu.
Dane są przechowywane przez okres potrzebny do realizacji tych celów, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne do wyjaśnienia incydentu, zabezpieczenia dowodów albo dochodzenia lub obrony roszczeń.
4.2. Formularz kontaktowy i obsługa zapytań
Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty, umówienia konsultacji oraz dalszej obsługi kontaktu.
Podstawą prawną jest:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO - gdy kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy albo podjęcia działań na żądanie Użytkownika przed jej zawarciem;
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO - w pozostałych przypadkach, jako prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań.
Dane są przechowywane do zakończenia sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu korespondencji i obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
4.3. Bezpłatne materiały, e-booki i webinary
Dane podane w formularzu zapisu są przetwarzane w celu obsługi rejestracji, wysłania linku, materiału lub e-booka, przekazania wiadomości organizacyjnych oraz potwierdzenia wykonania żądanej usługi.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie usługi lub podjęcie działań na żądanie Użytkownika.
Jeżeli zapis obejmuje również newsletter, marketingowe wiadomości e-mail są wysyłane wyłącznie na podstawie zgody opisanej w pkt 4.4.
Dane związane z realizacją bezpłatnej usługi są przechowywane przez czas jej realizacji, a następnie do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń. Dane newsletterowe są przechowywane zgodnie z pkt 4.4.
4.4. Newsletter i marketing elektroniczny
Po wyrażeniu zgody Administrator przetwarza adres e-mail oraz opcjonalnie imię w celu wysyłania newslettera Mrs. MatChem, materiałów edukacyjnych, informacji o webinarach, kursach, produktach, usługach, wydarzeniach i promocjach.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda. Podstawą korzystania z adresu e-mail do marketingu bezpośredniego i przesyłania informacji handlowych jest również uprzednia zgoda wymagana przez art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej.
Newsletter jest obsługiwany przy użyciu MailerLite. MailerLite przetwarza dane subskrybentów w imieniu Administratora, m.in. w celu przechowywania listy odbiorców, wysyłki wiadomości, automatyzacji oraz pomiaru skuteczności wysyłek.
Zgodę można wycofać w każdej chwili, klikając link rezygnacji znajdujący się w każdej wiadomości lub kontaktując się z Administratorem. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Dane są przetwarzane do czasu wycofania zgody lub zakończenia newslettera. Administrator może następnie zachować w ograniczonym zakresie informację o udzielonej albo wycofanej zgodzie, jeżeli jest to potrzebne do wykazania zgodności działań z prawem lub ochrony przed roszczeniami.
4.5. Zamówienia, kursy, lekcje, subskrypcje i konto Użytkownika
Dane są przetwarzane w celu przyjęcia i realizacji zamówienia, zawarcia i wykonania umowy, udostępnienia kursu, lekcji, webinaru, subskrypcji lub treści cyfrowej, utworzenia i obsługi konta, komunikacji organizacyjnej oraz obsługi płatności.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO - niezbędność do zawarcia i wykonania umowy.
Dane są przechowywane przez czas wykonywania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. Dane konta mogą być przechowywane do czasu jego usunięcia lub zakończenia usługi, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych i konieczności ochrony przed roszczeniami.
4.6. Płatności, księgowość i obowiązki podatkowe
Dane transakcyjne, rozliczeniowe i fakturowe są przetwarzane w celu przyjęcia płatności, wystawienia dokumentów księgowych, prowadzenia ewidencji oraz wykonania obowiązków podatkowych i rachunkowych.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie realizacji płatności i umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych.
Dane objęte dokumentacją księgową są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady przez 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Administrator nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej, jeżeli płatność jest realizowana przez zewnętrznego operatora. Dane płatnicze są przetwarzane przez operatora zgodnie z jego zasadami prywatności.
4.7. Reklamacje, odstąpienia od umowy i roszczenia
Dane są przetwarzane w celu obsługi reklamacji, zwrotów, odstąpień od umowy oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw Administratora i Użytkownika.
Dane są przechowywane przez czas obsługi sprawy, a następnie do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń lub przez okres wymagany przepisami.
4.8. Opinie i materiały publikowane za zgodą Użytkownika
Jeżeli Użytkownik przekazuje opinię, zdjęcie, nagranie lub informację o wyniku i zgadza się na ich publikację, dane są przetwarzane w zakresie i przez okres wynikający z udzielonej zgody.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Jeżeli materiał obejmuje wizerunek, zgoda na jego rozpowszechnianie jest zbierana odrębnie, gdy wymagają tego przepisy.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszej publikacji.
4.9. Analityka, reklama i dopasowanie treści
Po uzyskaniu zgody na odpowiednie cookies Administrator może korzystać z narzędzi analitycznych i reklamowych, takich jak Google Analytics, Google Ads i Meta Pixel. Narzędzia te mogą służyć do mierzenia ruchu, tworzenia statystyk, oceny skuteczności kampanii, remarketingu, tworzenia grup odbiorców oraz dopasowania reklam.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda. Przechowywanie informacji lub uzyskiwanie dostępu do informacji w urządzeniu Użytkownika odbywa się zgodnie z art. 399 i art. 400 Prawa komunikacji elektronicznej.
Dane są przetwarzane do czasu wycofania zgody, a następnie przez okres wynikający z ustawień danego narzędzia i zasad jego dostawcy. Szczegółowe informacje o aktualnie używanych cookies, ich dostawcach i czasie działania powinny być dostępne w panelu „Ustawienia cookies”.
4.10. Media społecznościowe
Administrator prowadzi profile Mrs. MatChem w mediach społecznościowych, w szczególności na Facebooku i Instagramie. Dane osób obserwujących profile, reagujących na treści, wysyłających wiadomości lub komentarze są przetwarzane w celu prowadzenia profili, komunikacji, moderacji oraz budowania społeczności.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na komunikacji i promocji działalności. Jeżeli kontakt ma prowadzić do zawarcia umowy, podstawą może być także art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Wysyłka marketingu bezpośredniego przez kanały elektroniczne wymaga uprzedniej zgody, gdy przewidują to przepisy Prawa komunikacji elektronicznej.
Operatorzy platform społecznościowych przetwarzają dane również na własnych zasadach. W zakresie statystyk stron i podobnych funkcji Administrator oraz operator platformy mogą działać jako współadministratorzy zgodnie z regulaminem danej platformy.
4.11. Obowiązki prawne i administracyjne
Dane mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych, prowadzenia wymaganych rejestrów, udzielania odpowiedzi uprawnionym organom oraz zapewnienia rozliczalności zgodnie z RODO.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a w zakresie archiwizacji dowodowej również art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane są przechowywane przez okres wynikający z właściwych przepisów albo przez czas potrzebny do wykazania zgodności działań z prawem.
5. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do skorzystania z wybranej funkcji. Brak danych wymaganych w formularzu może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi, wysłanie materiału, zapis na webinar, zawarcie umowy, realizację zamówienia, wystawienie faktury albo utworzenie konta.
Zgoda na newsletter oraz na opcjonalne cookies analityczne i marketingowe jest dobrowolna. Odmowa lub wycofanie zgody nie ogranicza dostępu do podstawowych funkcji Serwisu, z wyjątkiem sytuacji, w której Użytkownik świadomie wybiera usługę polegającą na zapisie do newslettera.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu:
- dostawcom hostingu, infrastruktury chmurowej, baz danych, poczty elektronicznej, utrzymania Serwisu, kopii zapasowych i cyberbezpieczeństwa;
- dostawcy platformy wykorzystywanej do budowy lub publikacji Serwisu, w tym Lovable, jeśli uczestniczy w obsłudze opublikowanej wersji Serwisu;
- MailerLite Limited i jego podwykonawcom - w związku z newsletterem, formularzami zapisu i automatyczną wysyłką wiadomości;
- operatorom płatności, bankom i dostawcom systemów sprzedażowych;
- podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, administracyjne, techniczne, marketingowe i obsługi klienta;
- dostawcom analityki, reklamy i mediów społecznościowych, w szczególności Google i Meta - wyłącznie w zakresie wynikającym z używanych narzędzi i udzielonych zgód;
- osobom lub podmiotom współpracującym przy realizacji kursów, webinarów i usług, jeżeli dostęp do danych jest konieczny do wykonania ich zadań;
- organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora działają na podstawie odpowiednich umów lub innych wymaganych prawem instrumentów.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy technologii, w szczególności dostawcy narzędzi analitycznych, reklamowych, chmurowych, mailingowych lub społecznościowych, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Jeżeli dochodzi do takiego transferu, jest on realizowany z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności:
- decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
- standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
- innych zgodnych z prawem zabezpieczeń.
Użytkownik może zwrócić się do Administratora o dodatkowe informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń.
8. Pliki cookies i podobne technologie
8.1. Czym są cookies
Cookies to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu Użytkownika lub odczytywane z niego podczas korzystania z Serwisu. Podobną funkcję mogą pełnić piksele, lokalna pamięć przeglądarki, identyfikatory i inne technologie.
8.2. Kategorie cookies
Serwis może używać:
- cookies niezbędnych - potrzebnych do działania Serwisu, bezpieczeństwa, obsługi formularzy, zapamiętania ustawień prywatności, logowania, koszyka lub realizacji usługi żądanej przez Użytkownika; nie wymagają zgody, jeżeli są wykorzystywane wyłącznie w tym celu;
- cookies funkcjonalnych - zapamiętujących wybrane ustawienia i ułatwiających korzystanie z dodatkowych funkcji;
- cookies analitycznych - pomagających zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy korzystają z Serwisu;
- cookies marketingowych - służących do mierzenia kampanii, remarketingu i dopasowywania reklam;
- cookies treści zewnętrznych - związanych np. z osadzonymi filmami, mapami lub elementami mediów społecznościowych.
Cookies inne niż niezbędne są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody Użytkownika, jeśli taka zgoda jest wymagana.
8.3. Zarządzanie zgodą
Przy pierwszej wizycie Użytkownik może:
- zaakceptować wszystkie opcjonalne cookies;
- odrzucić wszystkie opcjonalne cookies;
- wybrać poszczególne kategorie w ustawieniach.
Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać przez link dostępny w stopce Serwisu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Użytkownik może również zmienić ustawienia przeglądarki i usunąć zapisane cookies. Ograniczenie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji Serwisu.
Aktualna lista cookies, ich dostawców, celów i okresów działania powinna być prezentowana w panelu ustawień zgody, ponieważ może się zmieniać wraz z konfiguracją Serwisu.
9. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Po wyrażeniu zgody dane mogą być wykorzystywane do prostego profilowania marketingowego, np. przypisania Użytkownika do grupy odbiorców na podstawie odwiedzonych podstron, zainteresowania określonym materiałem, otwarcia wiadomości lub kliknięcia w link.
Administrator nie podejmuje wobec Użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.
10. Prawa Użytkownika
W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania Użytkownik ma prawo do:
- uzyskania dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
- sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;
- żądania usunięcia danych;
- żądania ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Prawa nie mają charakteru bezwzględnego. W niektórych przypadkach Administrator może zgodnie z prawem nadal przetwarzać dane, np. w celu wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w pkt 2. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.
11. Dane dzieci i młodzieży
Oferta Mrs. MatChem jest kierowana również do uczniów. Umowy dotyczące płatnych usług dla osoby niepełnoletniej powinny być zawierane przez rodzica lub opiekuna prawnego albo za jego zgodą, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Osoba, która nie ukończyła 16 lat, nie powinna samodzielnie wyrażać zgody na newsletter, marketingowe cookies ani inne przetwarzanie oparte na zgodzie w związku z usługami społeczeństwa informacyjnego. Zgody powinien udzielić lub zaakceptować rodzic albo opiekun prawny.
Administrator ogranicza zakres danych ucznia do informacji potrzebnych do realizacji usługi edukacyjnej. Rodzic lub opiekun może skontaktować się z Administratorem w sprawie danych dziecka.
12. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności ograniczenie dostępu do danych, zabezpieczenie kont, szyfrowanie transmisji, aktualizacje systemów, kopie zapasowe oraz współpracę z dostawcami zapewniającymi odpowiednie standardy bezpieczeństwa.
Żaden sposób przesyłania lub przechowywania danych nie gwarantuje jednak całkowitego wyeliminowania ryzyka. Użytkownik powinien chronić swoje dane logowania i nie przekazywać ich innym osobom.
13. Linki i usługi zewnętrzne
Serwis może zawierać linki do zewnętrznych stron, platform płatniczych, serwisów społecznościowych, nagrań lub narzędzi. Po przejściu do zewnętrznego serwisu dane są przetwarzane również na zasadach ustalonych przez jego operatora. Administrator zaleca zapoznanie się z polityką prywatności danego dostawcy.
14. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany prawa, funkcji Serwisu, zakresu usług lub wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.
Jeżeli zmiana istotnie wpływa na sposób przetwarzania danych osób zapisanych do newslettera, posiadających konto albo korzystających z płatnych usług, Administrator może przekazać dodatkową informację właściwym kanałem kontaktu.
15. Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych w Polityce zastosowanie mają przepisy RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego i Unii Europejskiej.